Im 4. und letzten Teil dieser Blogreihe geht es um die Analyse eines vorhandenen Berichts und die Umsetzung nach Notationsregeln.
Als Beispiel dient hier ein in Microsoft Excel erzeugtes Chart, dass von einem Kunden mit den üblichen Werkzeugen und Wizards erstellt wurde:
Abb. 1
Analyse
Betrachtet man dieses Chart nun mit der „SUCCESS-Brille“, so fallen sofort sieben markante Punkte auf:
Abb. 2
1 3D-Darstellung erschwert das Lesen:
Es ist schwer, die Werte der Säulen auch nur Grob zu schätzen. Die perspektivische Darstellung verstärkt diesen Effekt noch zusätzlich. Allerdings bringt die 3D Darstellung in Bezug auf die dargestellten Informationen keinen Mehrwert.
2 Achsen schneiden nicht bei 0:
Dadurch sind die Verhältnisse der Werte zueinander verzerrt.
3 Skalierung der Achse:
Die Zahlendarstellung in EUR ist an dieser Stelle sicherlich übertrieben und kann nur mühsam entziffert werden. Hier ist es deutlich besser, die Werte anders zu skalieren.
4 Hintergrund des Charts:
Der farbige Hintergrund des Charts wird bei Hichert als überflüssiges „Rauschen“ bezeichnet, das das Entziffern des Charts noch zusätzlich erschwert.
5 Redundanzen:
Die Überschrift und die enthalten Redundanzen. Z.B. wird dreimal erwähnt, dass die Darstellung in € erfolgt.
6 Achsenbeschriftung:
Die Angabe, dass auf der horizontalen Achse Monate dargestellt werden, ist sicherlich aus der Achsenbeschriftung klar. Tatsächlich kann man in vielen Fällen die Monate auf ihren ersten Buchstaben reduzieren – aus dem Kontext wird hier schnell klar, was gemeint ist – vor allem wenn diese Art der Darstellung zur Unternehmenspraxis wird.
7 Fehlende Aussage:
Das Chart vermittelt keine klare Aussage. Es präsentiert lediglich nicht genau zu erkennende Zahlen und ist damit allenfalls eine Statistik, aber kein Bericht.
Umsetzung
Nun wird sich das Bild des Charts Schritt für Schritt verändern:
Abb. 3 Achsen angleichen und Ausschmückung vermeiden:
– Sämtliches nicht relevantes „Beiwerk“ wurde gelöscht
– Die Achsen schneiden sich bei 0
– Der 3D-Effekt ist verschwunden
Abb. 4 Redundanzen löschen und Achsen sinnvoll beschriften:
– Redundanzen wurden herausgenommen
– Die Farben wurden der neuen Notation angepasst
– Die Monate werden nur noch mit dem Anfangsbuchstaben betitelt
– Die Werte werden über der Säule dargestellt. Daher wird die vertikale Achse ausgeblendet
Abb. 5 Optische Trennung und Rahmen:
– Ist-, Forecast- und Planwerte werden durch einen Strich optisch getrennt
– Da ein Rahmen um das Chart selten gut aussieht, wird auch dieser gelöscht
Abb. 6 Mehr Platz für Wesentliches:
– Durch das vermeiden der 3-D-Effekte wurde mehr Platz gewonnen. Dieser kann genutzt werden, um das Delta der Planwerte in Absolut und Prozent darzustellen
– Wichtig ist bei der Darstellung mehrerer Charts die einheitliche Skalierung. Das erhöht erheblich das schnelle Erfassen des Dargestellten
– Auch das Runden der Werte erhöht die Lesbarkeit
Nun ist die Darstellung auf dem Stand der Notation. Es fehlt aber noch die klare Aussage, damit aus dieser Statistik ein Bericht wird:
Abb. 7 Titel:
– Im Titel werden die Metadaten des Berichts wie z. B. Währung und Zeitraum genannt
Abb. 8 Überschrift und Highlighting:
– Der Bericht erhält eine Überschrift mit einer klaren Aussage
– Zur Unterstützung wird die in der Aussage beschriebene Umsatzsteigerung kenntlich gemacht und blau umrandet
Der Bericht ist nun fertig zur Präsentation. Hier können die weiteren Zahlen mündlich erörtert werden.
Sollte ein Handout gewünscht werden, so kann der Bericht um die wichtigsten Anmerkungen ergänzt werden:
Abb. 9 Handout:
– Die Aussagen links beziehen sich auf den Wert, der mit der entsprechenden Nummer gekennzeichnet ist
So ist aus dem Chart mit geringer Aussage ein Bericht geworden, mit dem der Ersteller eine Botschaft transportiert und der Empfänger Entscheidungen ableiten kann.
Ein weiterer Schritt könnte nun sein, den Bericht zu verdichten, z. B. nicht nur den Umsatz einer Abteilung darzustellen sondern des gesamten Konzerns:
Abb. 10
In diesem Beispiel werden noch die Umsätze einzelner Warengruppen angezeigt, da diese für die Aussage des Berichts wichtig sind.
Interessanterweise helfen die Grundsätze der SUCCESS-Regeln nicht nur bei geschäftlichen Berichten. Auch technische Visualisierungen können von diesen Vorgaben profitieren. So kam vor kurzem ein Kollege und fragte, wie er diese Grafik zum Thema Data Vault-Standard verbessern könnte:
Abb. 11
Voraussetzung war, dass die Farben erhalten bleiben, da diese den Notationsvorgaben für den Data Vault-Standard entsprechen.
Im ersten Schritt verschwand die Legende auf der linken Seite. Da aber Beschriftungen vorhanden sein sollten, wurden zunächst alle Kästchen beschriftet:
Abb. 12
Durch diesen Arbeitsschritt erhielt die Grafik redundante Informationen. Um eine bessere Unterscheidung der Elemente (z.B. für Leser mit Rot/Grün-Schwäche) zu erreichen, erhielten die Elemente neben Farben auch eindeutige Formen:
Abb. 13
Nun wurde jeweils ein Element beschriftet. Durch die Schritte konnte eine bessere Übersichtlichkeit der Grafik erreicht werden:
Abb. 14
Fazit
Eine einheitliche Notation im Unternehmen hilft dabei, Berichte effektiv und effizient zu erstellen. Die gesamte Unternehmenskommunikation wird dadurch vereinfacht. Ein Style Guide enthält alle relevanten Informationen zur Erstellung von Berichten. Somit ist es jedem Bereich des Unternehmens möglich, diese Standards einzuhalten. Um eine größtmögliche Akzeptanz der Standards zu erreichen empfiehlt es sich, die Inhalte des Guides gemeinsam mit Erstellern und Empfängern der Berichte zu verfassen.
Der Aufbau eines Notationskonzepts sollte losgelöst von einem eventuell vorhandenen Corporate Design (CD) erfolgen. Während das CD auf die Außenwirkung abzielt, dient die Notation dem schnellen Erfassen von Unternehmenszahlen und somit der Entscheidungsfindung. Unnötiges Beiwerk wie Logos, Firmenfarben usw. sind dabei eher störend.
Als Richtschnur für die Notation dienen die International Business Communication Standards (ibcs®), die auf den Hichert® SUCCESS-Regeln aufbauen. Sie enthalten die nötigen Bausteine, um aussagekräftige Berichte und Präsentationen zu erstellen.
Die ORAYLIS GmbH bietet Ihnen Workshops zur Analyse Ihrer vorhandenen Berichte und Charts sowie zur Erstellung des Notationskonzepts an. In enger Anlehnung an die Grundsätze u.a. von Few, Hichert, Minto und Tufte erstellen wir mit Ihnen einen Style-Guide für Ihr Unternehmen, der Vorlagen für alle relevanten Anforderungsfälle enthält und diese beschreibt. Mit dieser Unterstützung können Sie selbst komplexe Informationen schnell und einfach in Charts und Tabellen fassen, die für jeden Betrachter leicht nachvollziehbar sind und an die man sich auch langfristig erinnert.
Standards in der Berichtserstellung
Teil 1: Vorteile einer globalen Notation
Teil 2: Die IBCS® Notationsstandards und Hichert® SUCCESS-Regeln
Teil 3: Praktische Tipps für einen Style Guide
