In jedem Unternehmen werden heutzutage Zahlen in Form von Dashboards, Statistiken und Berichten kommuniziert. Schaut man sich verschiedene dieser Auswertungen an, so begegnet man selbst innerhalb eines Unternehmens den verschiedensten Farben, Formen und Bezeichnungen für meist gleiche Sachverhalte. Im Rahmen meiner Zertifizierung zum HICHERT®IBCS Certified Consultant (HCC) durfte ich mich nun mit dem Thema Notation näher beschäftigen. In dieser neuen Blog-Reihe werde ich auf die Wichtigkeit verbindlicher Standards für das Berichtswesen eingehen. Ein Ziel dieser Reihe soll sein, mit dem einen oder anderen Ressentiment gegen Notationen im Berichtswesen aufzuräumen. Vielmehr sollten diese „Regeln“ als Chance für das Unternehmen gelten. Im ersten Teil klären wir, wo die Vorteile einer einheitlichen Notation für das eigene Unternehmen -als auch darüber hinaus- liegen. Ein weiterer Teil befasst sich mit den IBCS Notationsstandards im Zusammenhang mit den Hichert® SUCCESS-Regeln. Darauf folgen praxisgerechte Vorschläge, wie man hieraus eine Notation für Unternehmen ableiten kann. Los geht es also mit Teil 1.
Standards in der Berichtserstellung – Teil 1: Vorteile einer globalen Notation
In vielen professionellen Bereichen werden heutzutage Notationen verwendet: Bereits seit dem 11. Jahrhundert wird in der Musik das heute noch gebräuchliche Notensystem verwendet. Jeder Musiker, der Noten lesen kann, kann Tonhöhe, Geschwindigkeit und weitere Informationen aus diesem System mit 5 Linien ablesen.
Abb.1
Dabei ist es egal, ob es sich um klassische Werke wie Mozart oder Beethoven, Jazz, Schlager, Rock, Pop oder was auch immer handelt.
Ein weiteres Beispiel sind elektrische Schaltpläne. Jedem dürften aus dem Physikunterricht diese Symbole geläufig sein:
Abb.2
Die meisten werden erkennen, dass es sich um eine Stromquelle handelt, an der ein Stromverbraucher mit einem dazwischen liegenden Schalter handelt.
Auch in der Architektur werden Symbole verwendet:
Abb. 3
Ob es sich um Pläne handelt, die mit einem CAD-Programm oder per Hand gezeichnet wurden: auch hier gibt es seit Jahrzehnten die gleiche Symbolik. Wer sich dagegen einmal die Mühe macht, die Umsatzzahlen in Geschäftsberichten der DAX 30- Unternehmen zu vergleichen, wird dagegen ein buntes Potpourri an unterschiedlichen Zahlendarstellungen finden: 
Abb. 4
Da werden die Umsatzzahlen zeitlich mal horizontal aufsteigend, mal vertikal absteigend, dann wieder horizontal absteigend, dann mit dicken Säulen oder schmalen Balken, dann mit gestaffelten Balken usw. dargestellt. Die Darstellungen sind meistens an die verschiedenen Corporate Designs der Unternehmen angelehnt und bestehen aus viel Farbe und unterschiedlichen Symbolen. Zu Klarheit und Vergleichbarkeit tragen sie nur bedingt bei. In den meisten Jahresbilanzen der Konzerne müssen die Grafiken und Tabellen daher auch mit viel Text erläutert werden.
Aber auch innerhalb eines Unternehmens stößt man selten auf einheitliche Berichtsformen. Jede Abteilung berichtet in ihrer eigenen Form. In diesem (zugegebenermaßen extremen) Beispiel werden Umsatzzahlen aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an das Controlling geliefert:
Abb. 5
Abb. 6
Nun möchte ein Controller beide Abteilungen miteinander vergleichen und das Ergebnis an das Management kommunizieren. Dies ist mit den vorhandenen Charts kaum möglich. Es wird ihm nichts anderes übrig bleiben, Zeit zu investieren und die Zahlen noch einmal neu zu visualisieren. Wäre hier eine einheitliche Notation vorhanden, so würde sich relativ schnell ein klares Bild der Umsätze im Vergleich beider Abteilungen ergeben:
Abb. 7
Für diese Darstellung wären folgende Notationspunkte denkbar:
– Abteilungs-Umsätze werden auf der Vertikalachse immer gleich skaliert
– Bei zeitlichem Bezug liegt der Zeiten-Wert immer auf der Horizontalachse und wird aufsteigend sortiert
– Vorjahre werden grau, das aktuelle Jahr schwarz und Forecast-Zahlen weiß-schwarz schraffiert dargestellt
– Das Zahlenformat beträgt immer „in Millionen Euro“
– Die Zahlen werden oberhalb der Säulen dargestellt
– Die Breite der Säulen entspricht denen für Werte. Volumen werden schmaler dargestellt
– Hilfslinien auf den Achsen sind nicht zulässig
– Der Name der Abteilung befindet sich oberhalb des Charts
– Ein senkrechter Strich dient als optische Abgrenzung von Ist-Zahlen zu Forecast- oder Plan-Zahlen
Darüber hinaus können noch Schriftart und Schriftgröße, der Abstand zwischen den Säulen, Farbe der Achsen usw. festgelegt werden. Dies klingt zunächst nach Bevormundung der Ersteller, ist bei genauerer Betrachtung aber eher hilfreich denn hinderlich. Denn bei dem obigen Beispiel zeigt sich ein großer Vorteil einer einheitlichen Notation: in erster Linie sollte die Darstellung von Zahlen dazu dienen, deren Aussagen visuell zu erfassen und bestenfalls Entscheidungen davon abzuleiten. Sind Bedeutungen in diesen Darstellungen vereinheitlicht, kann sich der Betrachter schneller auf das wesentliche konzentrieren und muss sich nicht erst fragen, was der Verfasser ihm damit sagen möchte.
Werden dann noch Besonderheiten durch das sogenannte „Highlighting“ optisch hervorgehoben, dann kann man von einem Bericht sprechen, der im wahrsten Sinne des Wortes etwas berichtet. Mehr zum Highlighting in einem späteren Beitrag zu diesem Thema.
Nun stelle man sich vor, die im „Chartsalat“ in Abb. 4 vorhandenen Unternehmen würden mit einer annähernd gleichen Symbolik ihre Zahlen darstellen: spätestens nach dem zweiten Chart hätte der Betrachter verstanden, um was es bei den weiteren Darstellungen geht. Das Lesen von Geschäftsberichten wäre ähnlich leicht erfassbar wie Musiknoten oder Schaltskizzen. Darüber hinaus könnten die erklärenden Texte weitaus kürzer ausfallen als bisher.
Diese Notationsgedanken für die Geschäftskommunikation verfolgen die International Business Communication Standard (ibcs®). In Teil 2 dieses Blogs werden wir den Verein und die bisher erstellten Standards näher vorstellen.
Standards in der Berichtserstellung
Teil 2: Die IBCS® Notationsstandards und Hichert® SUCCESS-Regeln
Teil 3: Praktische Tipps für einen Style Guide
Teil 4: Analyse und Umsetzung eines Berichts nach Notationsregeln
