Seit über 10 Jahren beschäftigt sich Dr. Rolf Hichert mit der Visualisierung von Managementinformationen und deren Verbesserung. Die von ihm zusammengestellten SUCCESS-Regeln bilden die Richtschnur für verständliche, effektive und effiziente Berichte und Präsentationen. In zahlreichen Vorträgen und Seminaren vermittelt Dr. Hichert die Inhalte dieser Regeln.
Abb. 1
Vor gut 2 Jahren wurde auf Initiative von Dr. Hichert der Verein ibcs® – International Business Communication Standards- gegründet. Dieser Verein nach schweizerischem Recht hat sich zum Ziel gesetzt, „das Niveau des Verständnisses in schriftlichen Unterlagen für die geschäftliche Kommunikation zu fördern“. Grundlage dieser Standards bilden die SUCCESS-Regeln. IBCS entwickelt diese Regeln weiter und stellt diese zur öffentlichen Diskussion auf die vereinseigene Webseite.
Diese Standards sind nun in einer Draft-Version abrufbar. Die Standards werden in drei Blöcke eingeteilt. Diesen Blöcken sind die bekannten SUCCESS-Regeln zugeordnet:
1. Konzeptionelle Regeln
a. SAY
b. STRUCTURE
Diese Regeln basieren unter anderem auf dem Pyramiden-Prinzip von Barbara Minto (The Pyramid Principle, 3. Edition, 2002).
2. Perzeptuelle Regeln
a. EXPRESS
b. SIMPLIFY
c. CONDENSE
d. CHECK
Bei diesen Regeln geht es vornehmlich um die Wahrnehmung. Die Grundlagen der Inhalte sind unter anderem an die Veröffentlichungen von Edward Tufte (The Visual Display of Quantitative Information, 2. Edition, 2011) und Stephen Few (Show Me the Numbers, 2. edition, 2012) angelehnt.
3. Semantische Regeln
a. UNIFY
Zu den Grundlagen der konzeptionellen und perzeptuellen Regeln existieren bereits zahlreiche Veröffentlichungen. Was bisher noch fehlt, ist die Beschreibung der semantischen Regeln, also die Vereinheitlichung von Bedeutungen. Genau hier setzt der Grundgedanke der ibcs an: die Schaffung einer international gültigen Regel zur Vereinheitlichung der Geschäftskommunikation.
Zur Erreichung dieser Vereinheitlichung der Bedeutungen wurden bereits 10 Regeln öffentlich besprochen und die Ergebnisse diskutiert.
Abb. 2
Der besondere Charme liegt nun darin, dass nicht irgendein Gremium diese Regeln bestimmt und alle sich danach richten sollen. Dadurch, dass die Vorschläge öffentlich diskutiert werden, kann sich jeder Interessierte an der Diskussion beteiligen. Dadurch wird die Akzeptanz dieser Regeln gesteigert. Denn ein Regelwerk macht erst dann Sinn, wenn dieses auch eingehalten wird. Natürlich können die Regeln nicht in jedem Unternehmen 1:1 übernommen werden. Aber sie bieten eine Richtschnur, an der man sich orientieren kann.
In der Praxis stoßen wir in Projekten immer häufiger auf die Anforderung, Berichte nach diesen Standards zu erstellen. Grundlage hierfür ist ein umfassender Style Guide, in dem die Notationen der Business Kommunikation für das Unternehmen beschreiben sind. Mit diesem Style Guide werden wir uns im 3. Teil dieses Blogeintrages beschäftigen.
Standards in der Berichtserstellung
Teil 1: Vorteile einer globalen Notation
Teil 3: Praktische Tipps für einen Style Guide
Teil 4: Analyse und Umsetzung eines Berichts nach Notationsregeln
